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Cuándo es necesario usar un software de contabilidad electrónica


Un software de contabilidad electrónica es una tecnología que permite ahorrar tiempo y evitar errores en los procesos manuales.


4 octubre, 2022



Independientemente de su tamaño, llevar la contabilidad de una empresa es una tarea que requiere alto nivel de precisión, por lo que es recomendable utilizar herramientas tecnológicas como un software de contabilidad electrónica. Implementarlo también es una forma de dar los primeros pasos hacia la digitalización de cualquier empresa.

Sin embargo, algunos emprendedores o dueños de negocios llegan a preguntarse cuándo es necesario incorporar este tipo de tecnología. A continuación te explicamos cuáles son los indicadores para sumarlo a los procesos y a su vez las ventajas de utilizarlo:

Digitalizar el negocio

Con el confinamiento obligatorio ocasionado por la pandemia de Covid-19, diversas empresas notaron las ventajas de aquellos negocios con procesos digitalizados, pero también las desventajas en las que se encontraron aquellos que tuvieron que detener sus operaciones por no contar con herramientas para trabajar en línea y a distancia.

De esta manera, implementar un software de contabilidad electrónica podría representar ese primer paso para la digitalización de la compañía, al utilizar una plataforma tecnológica donde puedan englobarse todos los procesos relacionados con la contabilidad y salud financiera de la empresa, así como su gestión y seguimiento.

Cumplir con los requerimientos fiscales

Para algunas compañías, sigue representando un reto los cierres mensuales y las declaraciones anuales. De modo que si tu negocio se encuentra en esa situación, es una señal para decidirte por la inversión en tecnología especializada que ayude a facilitar todos esos procedimientos, pero sobre todo a evitar incumplimientos.

Las leyes fiscales se modifican continuamente, y las reformas establecen nuevos procedimientos que es importante conocer, tal es el caso de la nueva versión de la factura, que es el cfdi 4.0, así como nuevas formas de llenar complementos de pagos, nuevos requisitos para la emisión de comprobantes fiscales y otros procedimientos que pueden automatizarse.

Ahorrar tiempo mediante al optimizar procesos

La automatización de tareas repetitivas es una de las formas más eficaces para la optimización de procesos. El software especializado es la herramienta ideal para lograr mayor productividad en los equipos de contabilidad, disminuir la posibilidad de errores que se cometen con procedimientos manuales, mejorar la gestión y ahorrar recursos.

Es por esto que una tendencia relacionada con errores continuos es uno de los indicadores para identificar cuando es necesario mejorar procedimientos mediante el uso de programas informáticos que faciliten las tareas para tener mayor claridad y orden en los registros contables de la empresa.

Empresa en crecimiento

Cuando un negocio comienza, podría ser muy sencillo realizar los procesos de contabilidad de forma manual, con registros que se rellenan en hojas de cálculo. Sin embargo, cuando este trabajo se incrementa, el tiempo invertido puede llegar a ser realmente alto y representar un gasto para la compañía.

Es por eso que cuando la empresa comienza a crecer y a la par la cantidad de datos por capturar, las cuentas a las que es necesario dar seguimiento y la carga de trabajo se incrementa, se hace necesario respaldarse en herramientas de tecnología, para mejorar este tipo de procesos, mediante la automatización.

Mejorar la gestión de cuentas

Llevar de forma eficiente un registro de las cuentas por cobrar es necesario para conocer a ciencia cierta el estado de cada una y diseñar estrategias de cobro efectivas, con el fin de contribuir a la salud financiera de la empresa

Cuando se tiene un soporte digital tanto de las cuentas por cobrar, como de las cuentas por pagar, es más factible tener estados financieros realistas que permitan a los directivos tomar decisiones informadas y basadas en datos confiables.

Conclusión

Esperamos que estos indicadores sobre el momento en que se hace necesaria la utilización de tecnología para la gestión de los registros contables del negocio te permitan identificar cuando la mejor decisión es implementar el uso de un software para facilitar el manejo financiero de la empresa.






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