Los patrones y empresas que realizan trámites ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) deberán prepararse para un cambio importante en la forma de identificarse y operar digitalmente.
El IMSS informó que implementará la e.firma como único certificado digital válido para las personas empleadoras y sujetos obligados que realizan movimientos afiliatorios ante el Instituto.
El cambio busca simplificar los trámites patronales, fortalecer la seguridad jurídica y tecnológica y reducir riesgos relacionados con el uso indebido del NPIE. El Consejo Técnico del IMSS aprobó la medida el 29 de junio de 2026.
Además, el nuevo esquema contempla que la vinculación de los representantes legales se realice exclusivamente en línea, mediante el Escritorio Virtual y utilizando la e.firma tanto de la empresa representada como del representante legal.
¿Qué debe hacer ahora una empresa?
El proceso puede entenderse en dos partes: primero, contar con acceso al Escritorio Virtual y, posteriormente, registrar y vincular a la empresa que será representada.
De acuerdo con el material proporcionado por el IMSS, el procedimiento comienza ingresando al Escritorio Virtual y utilizando una e.firma vigente. Para crear una cuenta, el sistema solicita validar la CURP y aceptar los términos y condiciones.
El propio portal del IMSS señala que, por seguridad, después del registro existe un periodo de espera de 30 minutos antes de poder ingresar.
Paso 1. Ingresa al Escritorio Virtual
El patrón o representante legal debe ingresar al portal de Servicios Digitales del IMSS y acceder al apartado correspondiente al Escritorio Virtual.
Si todavía no está registrado, deberá seleccionar "Crear una cuenta" y realizar el proceso de registro con su e.firma.
Paso 2. Entra a "Empresas representadas"
Una vez dentro del Escritorio Virtual, el representante debe dirigirse a la sección "Empresas representadas".
Ahí deberá seleccionar la opción para registrar una empresa representada e iniciar la solicitud correspondiente.
Paso 3. Captura los datos de la empresa
El sistema solicitará el RFC de la empresa que será representada y deberá identificarse si se trata de una persona física o moral.
Este paso es importante porque la empresa quedará vinculada al perfil digital del representante.
Paso 4. Ten listo el poder notarial
El representante deberá contar con imágenes de la documentación que acredita el poder otorgado por la empresa.
El material del IMSS señala que el sistema solicitará la última hoja del poder notarial y la carátula donde aparezca el nombre del representante, además de permitir anexar uno o varios archivos.
Por ello, antes de comenzar el trámite conviene tener digitalizada y disponible la documentación correspondiente.
Paso 5. Indica qué tipo de poder tienes
El sistema solicitará seleccionar el tipo de poder otorgado al representante.
Entre las opciones señaladas en el material del IMSS se encuentran facultades relacionadas con administración, dominio y firma de documentos ante el Instituto.
Paso 6. Valida con las e.firmas
Aquí está uno de los cambios más relevantes.
El sistema solicitará validar la firma mediante el certificado de la empresa representada y posteriormente requerirá la e.firma del representante legal para concluir el trámite.
Es decir, la nueva lógica vincula digitalmente a la empresa y su e.firma con el representante legal y su propia e.firma.
Paso 7. Confirma que la empresa quedó vinculada
Una vez terminado el procedimiento, el sistema deberá mostrar la nueva empresa dentro de la sección "Empresas representadas", donde podrá visualizarse su RFC.
A partir de ahí, el representante podrá acceder a las opciones disponibles para la empresa y, dentro de la Zona Empresarial, localizar sus registros patronales.
¿Y qué pasa con el certificado que se utilizaba anteriormente?
Este es precisamente uno de los puntos que los patrones deberán tomar en cuenta.
El IMSS informó que la e.firma será el único certificado digital válido para las personas empleadoras y sujetos obligados que realizan movimientos afiliatorios.
Sin embargo, el propio Instituto señaló que, una vez publicado el Acuerdo en el Diario Oficial de la Federación, se contempla un periodo de transición de 90 días naturales para migrar al uso exclusivo de la e.firma.
Por ello, el contribuyente no debería esperar hasta el último momento para revisar sus accesos y documentación.
¿Qué conviene tener listo?
Antes de iniciar el procedimiento, el patrón o representante debería verificar los siguientes elementos:
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| e.firma vigente | Emitida por el SAT y sin vencer |
| Datos de la empresa | RFC correcto y tipo de persona |
| Acceso al Escritorio Virtual | Cuenta creada y activa |
| Documentación del poder legal | Poder notarial correspondiente |
| Archivos digitalizados | Listos para anexar al trámite |
| e.firma de la empresa representada | Necesaria para validar el trámite |
| e.firma del representante legal | Requerida para concluir el proceso |
El propio IMSS ya utiliza la e.firma para diversos trámites digitales y establece que los representantes legales deben estar previamente acreditados mediante este mecanismo para determinadas gestiones.