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Cómo conservar la contabilidad en la nube

En caso de una visita domiciliaria, es una obligación de los contribuyentes proporcionar la información y documentación que forma parte de la contabilidad



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26 octubre, 2022

Las herramientas tecnológicas son de mucha utilidad para la administración de las empresas, ya que con éstas el personal puede generar registros contables y almacenamiento de documentación para consulta interna de ellos mismos y de toda la organización.

Es común que algunas empresas conserven parte o la totalidad de su contabilidad, y para tener acceso a ella en cualquier lugar donde se encuentren, los contribuyentes pueden usar servicios de contabilidad en la nube.

Documentación en la nube

En materia fiscal no existe una restricción para conservar documentación en la nube, o en algún otro medio de almacenamiento, señala el contador Alejandro Bolaños Pérez.

Pero en caso de una visita domiciliaria es una obligación de los contribuyentes proporcionar la información y documentación que forma parte de la contabilidad, expone el especialista en el blog Soy Conta.

Por lo anterior, indicó que un aspecto fiscal que se debe tener presente –cuando la contabilidad o parte de ella está en la nube– es que el personal responsable de atender las visitas domiciliarias debe tener acceso a todo tipo de información y documentación contable con el objetivo de proporcionar al SAT aquella que requiera. Por ejemplo:

  • Tratándose de libros y registros contables, así como de los diagramas y diseño del sistema de registro electrónico, deberán ser proporcionados de inmediato.
  • Seis días contados para documentos que deba tener en su poder el contribuyente y se los soliciten durante el desarrollo de una visita y
  • En los demás casos 15 días. Esto según lo dispone el artículo 53 del CFF.

En el artículo de Soy Conta se advierte que si el contribuyente no proporciona la información solicitada —situación que se describe en las actas levantadas durante la visita–, podría haber alguna multa.

Por eso, considera que es importante mantener un servicio de nube robusto que permita acceder a la información contable en cualquier momento. Además, se debe tener una administración adecuada del servicio de Nube, para que la información contable esté disponible para los responsables de su atención ante el personal del SAT.

– Con información de Soy Conta.

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