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¿Cómo se facturan los gastos por cuenta de terceros?

Los lineamientos respecto a gastos por cuenta de terceros los establece la Regla 2.7.1.12. de la Resolución Miscelánea Fiscal



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29 diciembre, 2023

En las empresas es común que los empleados realicen pagos a nombre del patrón. Esto es algo que en México se le llama gastos a cuenta de terceros.

De acuerdo con Fiscalia, para este tipo de operaciones existen dos escenarios:

  • Escenario 1. Erogación con reembolso posterior: El trabajador paga a nombre del patrón y después este último le reembolsa el monto de la erogación.
  • Escenario 2. Fondeo previo y gasto posterior: El trabajador realiza los pagos con el efectivo que el patrón previamente le otorgó para ese fin. Si sobra efectivo, el trabajador deberá reembolsarlo al patrón.

En este contexto, el artículo indica que los lineamientos respecto a gastos por cuenta de terceros los establece la Regla 2.7.1.12. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).

Además, entre otras, Fiscalia expone las siguientes consideraciones relacionadas con los gastos a cuenta de terceros.

Escenario 1. Erogación con reembolso posterior

En este escenario, se deberá proceder de la siguiente forma:

  • El trabajador, al momento de efectuar el gasto, deberá solicitar al proveedor de la empresa que expida un CFDI por el monto de la operación al RFC del patrón
  • El patrón deberá reintegrar las erogaciones realizadas a su nombre a través de un cheque nominativo a favor del empleado o mediante traspaso a su cuenta bancaria por el mismo importe consignado en el CFDI de la operación.

Escenario 2. Fondeo previo y gasto posterior

En este escenario, se deberá proceder de la siguiente forma:

  • El patrón deberá entregar el dinero mediante cheque nominativo a favor del empleado o mediante traspasos a su cuenta bancaria por el mismo importe consignado en el CFDI de la operación.
  • El trabajador deberá identificar en una cuenta independiente y solamente dedicada a este fin, los importes de dinero que le sean proporcionados para realizar erogaciones a cuenta del patrón.
  • El trabajador, al momento de efectuar el gasto, deberá solicitar al proveedor que expida un CFDI por el monto de la operación al RFC del patrón.
  • En caso de existir remanente de dinero, una vez descontadas las erogaciones realizadas por cuenta del patrón, el empleado deberá reintegrarlo a este de la misma forma en como le fue proporcionado el dinero.
  • El remanente de dinero deberá ser devuelto al patrón o usado para efectuar gastos a su nombre a más tardar el 31 de diciembre del ejercicio en que el fondo fue dispuesto al trabajador. Las cantidades proporcionadas en diciembre podrán ser reintegradas a más tardar el 31 de marzo del ejercicio siguiente. De no cumplirse lo anterior, el empleado deberá reconocer el dinero remanente como un ingreso.

Complemento no vigente

Fiscalia explicó que la regla 2.7.1.12. de la RMF establece, en su penúltimo párrafo, que el trabajador deberá incorporar el complemento ‘Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros’ en el CFDI expedido ‘por la prestación de servicios’.

Pero señaló que el complemento citado aún no se encuentra vigente. Por consecuencia, no es obligatorio incorporar complemento al CFDI de la prestación de servicios.

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