Reglas de etiqueta para las juntas con tu equipo
Para cualquier nivel en el que se realiza una reunión laboral, existen algunas cuestiones que debes tener en cuenta para que sea exitosa.
Las reuniones son necesarias, ayudan a entender hacia dónde va la empresa, revisar metas cumplidas. Sirven para dar ánimo al equipo de trabajo, para hablar con los clientes, para prácticamente todo lo que tenga que ver con la organización, pero no siempre cumplen sus objetivos o no se saben llevar.
Aquí te damos algunos consejos del blog de la coach y autora Barbara Patcher, para que las juntas de trabajo con tus subordinados sean siempre efectivas.
El respeto es lo primordial en las juntas, así que ten en cuenta lo siguiente.
· Sé puntual: Respeta el tiempo de las personas, pues tanto clientes como colaboradores tienen agendas que cumplir al igual que tú.
· Celular: Es necesario que la junta se lleve sin interrupciones; en caso de esperar una llamada importante, abandona la sala, contesta la llamada y vuelve a la reunión. Si no tienes un pendiente de importancia será mejor que lo apagues.
· Sin interrupciones: Si tienes dudas sobre lo que está hablando alguno de los participantes o quieres aportar algo que enriquezca, espera a que termine de hablar quien tenga la palabra. En caso de que necesites cambiar de tema; espera un momento adecuado.
· Sin comida: Es una reunión que requiere seriedad, el llevar comida podría ser interpretado como falta de interés.
Tu presentación ante el equipo define parte de tu manera de ser en la empresa.
· Vestimenta: Siempre usa ropa adecuada para la ocasión o tipo de junta; formal para juntas directivas, o casual en juntas con tu equipo.
· Saludo: Siempre inicia la junta saludando a los demás y presenta a todos los participantes si necesario. En el caso de juntas con clientes, preséntalos e informa el motivo de la junta.
· Siéntate apropiadamente: ¿Hay algo que explicar?
El contenido y el manejo de la junta son muy importantes, pues de aquí depende la mayoría de lo que se hablará durante la reunión.
· Conciso: Siempre ve al grano, el irte por las ramas puede dispersar la atención o que simplemente se vuelva un ambiente aburrido y sin participación.
· Prepárate: Anticípate a las posibles preguntas que puedan hacer, debes llevar toda la temática bien dominada o, de lo contrario, la junta puede dirigirse hacia lugares que no son relevantes.
· Objetivos claros: Con éstos, la reunión será más dinámica y la participación y aportación de ideas fluirá con mayor eficiencia.
· Voz: Es de suma importancia tener un tono y manejo de voz apropiado, el usar un tono bajo o hablar muy lento, aburrirá. Mientras que tener un tono muy alto hará parecer la reunión como un regaño y hablar muy rápido podrá confundir a los demás. Busca el tono perfecto y mantenlo así durante toda la junta.
Por último, hablemos de la cortesía.
· Habla antes y después de la junta: Resta tensión al equipo hablar de temas que no tengan que ver con lo que se habla en la sala de juntas. Rompe el hielo.
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