Viáticos mal registrados: el riesgo fiscal que muchas empresas están ignorando

Viáticos en nómina: error de registro puede convertirlos en ingreso gravado. Cómo registrar correctamente en CFDI y evitar problemas con SAT.

19 febrero, 2026

Brenda Pérez

Muchas empresas entregan viáticos a trabajadores sin pensarlo dos veces. Es práctica rutinaria: un empleado va en comisión, recibe dinero para gastos, presenta comprobantes, todo termina. Administrativamente, funciona. Fiscalmente, puede ser un desastre.

El problema no está en entregar los viáticos. Está en cómo se registran en la nómina digital. Un mal registro puede transformar un gasto completamente legal en una contingencia fiscal que impacte impuestos, deducciones y auditorías.

Muchas empresas tienen este riesgo y no lo saben.

¿Qué son viáticos y por qué están exentos de impuestos?

Los viáticos son gastos que la empresa paga al trabajador para que los use en actividades relacionadas con su trabajo. Ejemplos:

Transporte durante una comisión laboral
Hospedaje en otra ciudad
Alimentación durante una reunión de negocios
Gastos de viaje para atender un cliente

La legislación mexicana permite que estos gastos sean exentos de impuesto sobre la renta para el trabajador. Eso significa que el trabajador no paga ISR sobre esos viáticos. Tampoco son base para calcular contribuciones.

Pero hay condición: los viáticos deben estar comprobados. El trabajador debe presentar facturas o comprobantes que demuestren que realmente se gastó ese dinero en actividades laborales.

¿Cuál es el documento que importa fiscalmente?

Desde 2017, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina se convirtió en el único documento oficial que informa al SAT sobre los ingresos del trabajador.

Desapareció la constancia anual de sueldos y salarios que existía antes. Ahora, toda la información debe estar en el CFDI mensual de nómina:

Salario bruto
Deducciones
Ingresos exentos (donde van los viáticos)
Contribuciones

Eso implica que si los viáticos no aparecen correctamente en el CFDI de nómina, fiscalmente es como si no existieran o estuvieran mal documentados.

¿Cuál es el error más común?

Muchas empresas piensan que basta con tener las facturas de los viáticos internamente. Guardan comprobantes de hoteles, restaurantes, vuelos. Creen que eso es suficiente.

No lo es. El SAT no ve esas facturas internas. El SAT ve el CFDI de nómina. Si en el CFDI no aparecen identificados correctamente los viáticos como exentos, entonces el SAT puede considerar que esos viáticos nunca fueron comprobados.

Error común:

Registrar los viáticos como “otros ingresos” en lugar de como “ingresos exentos”
No especificar que son viáticos
Incluirlos en el salario bruto en lugar de en la sección de exentos
Registrarlos de forma genérica sin claridad de concepto

Cada error tiene consecuencias.

¿Qué pasa cuando los viáticos se registran mal?

Escenario 1: Viáticos registrados como ingresos gravados

Si aparecen en el CFDI como ingreso gravado (en lugar de exento), el SAT puede considerar que fueron ingresos sujetos a impuesto. Consecuencia: el trabajador debería haber pagado ISR sobre ellos. Si no lo hizo, genera falta de pago, multas y recargos.

Escenario 2: Empresa pierde la deducción del gasto

Desde el lado de la empresa, si los viáticos no están correctamente documentados en la nómina, la empresa puede perder la deducción de ese gasto. Significa que la empresa pagará más impuesto porque no puede deducir dinero que sí gastó.

Escenario 3: Inconsistencias en auditoría

El SAT cruza información. Compara el CFDI de nómina que reportó la empresa con lo que el trabajador reportó en su declaración personal. Si no coinciden, genera preguntas. El SAT solicita aclaraciones. Se abre auditoría.

Escenario 4: Sanciones y ajustes fiscales

Si después de la auditoría se determina que hubo incumplimiento (los viáticos no fueron comprobados correctamente), pueden venir sanciones, multas y ajustes de impuestos adeudados.

¿Cómo debe registrarse correctamente?

En el CFDI de nómina, los viáticos deben aparecer en la sección de “Conceptos de Ingresos Exentos”, identificados explícitamente como viáticos.

Información que debe incluirse:

Concepto: Especificar que son “Viáticos”
Monto: Cantidad exacta del viático
Descripción: Qué fue (transporte, hospedaje, alimentación)
Período: Fechas en que se usaron
Comprobante: Referencia a facturas que respaldan

Además, la empresa debe guardar físicamente (o digitalmente) todas las facturas y comprobantes que demuestren que realmente se gastó ese dinero.

¿Cuál es el requisito adicional: comprobación con facturas?

Los viáticos no solo deben estar en la nómina. Deben estar respaldados con facturas o comprobantes.

Facturas que respaldan viáticos:

Boleto de vuelo (factura de aerolínea)
Recibo de hotel (factura del establecimiento)
Recibo de restaurante (factura del restaurante)
Comprobante de gasolina o taxi
Ticket de estacionamiento

Restricción importante: las facturas deben estar a nombre de la empresa, no del trabajador. Si un trabajador compra un boleto de avión a su nombre, técnicamente no es deducible para la empresa de la misma forma.

Esto es donde muchas empresas fallan: el trabajador recibe dinero, compra sus propios boletos y hoteles, y luego presenta los comprobantes. El SAT puede cuestionar si eso realmente es un gasto de la empresa o es reembolso de gastos personales.

¿Cuándo se convierte en riesgo durante auditoría?

El SAT revisa viáticos cuando:

Se auditan los registros de nómina
Hay inconsistencias entre lo que reportó la empresa y lo que reportó el trabajador
El monto de viáticos es inusualmente alto
No hay facturas que respalden lo reportado
Las facturas están a nombre del trabajador, no de la empresa

En una auditoría, el SAT puede:

Solicitar todas las facturas de viáticos
Verificar que correspondan a actividades laborales reales
Confirmar que fueron registrados correctamente en nómina
Determinar si realmente son deducibles

Si encuentra incumplimientos, puede reclasificar los viáticos como ingresos gravados para el trabajador o como gasto no deducible para la empresa.

¿Qué hace una empresa ahora para evitar riesgo?

Paso 1: Revisa tus CFDI de nómina de los últimos años

Abre los comprobantes fiscales que has emitido. Busca la sección de “Ingresos Exentos”. ¿Aparecen ahí los viáticos identificados como tales? ¿O aparecen en otro lado o no aparecen?

Paso 2: Verifica que tengas facturas de respaldo

Para cada viático que registraste, ¿tienes la factura que lo respalda? ¿Las facturas están a nombre de la empresa o del trabajador? Organiza esa información.

Paso 3: Estandariza el proceso de viáticos

Define un procedimiento claro: cómo se solicitan, cómo se aprueban, cómo se comprueban, cómo se registran en nómina. Documenta cada paso.

Paso 4: Capacita a tu área de nómina

Asegúrate de que quien genera los CFDI de nómina entiende que los viáticos son “ingresos exentos” y deben aparecer específicamente como tales, no en otra sección.

Paso 5: Consulta con tu contador o asesor fiscal

Si descubres que has estado registrando viáticos incorrectamente, no esperes a que venga una auditoría. Habla con tu contador. Pueden ajustar registros, documentar lo que pasó y prepararte para una posible revisión del SAT.

Paso 6: Implementa sistema de comprobación clara

Asegúrate de que cada viático tenga detrás una factura identificable. Si es posible, que la factura sea a nombre de la empresa. Si no, documenta que el trabajador fue reembolsado.

¿Hay diferencia entre viáticos y reembolsos?

Técnicamente sí, pero muchas empresas los confunden:

Viático: Dinero que la empresa entrega al trabajador antes de viajar, para que lo use en gastos de comisión laboral
Reembolso: Dinero que la empresa devuelve al trabajador porque él pagó con su dinero un gasto laboral

Fiscalmente, ambos deben estar comprobados. Pero el registro puede variar ligeramente.

¿Cuál es el contexto: por qué el SAT enfatiza esto ahora?

El SAT ha priorizado la revisión de viáticos porque encontró patrones de incumplimiento:

Viáticos no registrados en nómina
Viáticos registrados pero sin facturas de respaldo
Viáticos usados para gastos que no son laborales
Facturas falsas o de terceros usadas como respaldo

Para combatir eso, el SAT cruza información y audita con más rigor. Cualquier empresa que tenga viáticos está potencialmente en la mira.

El riesgo no es tener viáticos. Es tenerlos sin documentación adecuada o con registro incorrecto en la nómina.

Revisa tus registros. Consulta con tu contador. Organiza tus comprobantes. Y asegúrate de que en tus próximos CFDI de nómina, los viáticos aparezcan correctamente identificados como ingresos exentos con respaldo de facturas.

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