SAT pide a empresas regularizar ex empleados, aunque hayan salido hace años
El fisco solicita avisos de suspensión para ex empleados. Aclaraciones sobre RFC, proceso de verificación, riesgos. Guía para patrones.
El Servicio de Administración Tributaria hizo un llamado a los patrones. No es obligación nueva. Es obligación que quedó pendiente. Muchas empresas, durante años, dieron de baja a trabajadores sin presentar el trámite formal ante el SAT. Los empleados desaparecieron de la realidad laboral. Pero en los registros fiscales, seguían apareciendo como activos para esas empresas.
El SAT descubrió el problema. Y ahora pide que lo corrijan. Incluso si el empleado se fue hace cinco años.
¿Qué ocurrió y por qué ahora sale a la luz?
Hace algunos años, muchas empresas realizaron altas masivas de trabajadores a través del portal del SAT. Fue proceso administrativo grande. Muchos empleados fueron incorporados al sistema fiscal simultáneamente.
Luego, esos empleados se fueron. Algunos después de meses. Otros después de años. Pero las empresas no presentaron el trámite formal de baja ante el SAT. Solo internamente dejaron de pagarles y de procesarlos en nómina.
Resultado: en el portal del SAT, esos trabajadores seguían apareciendo como empleados activos de esas empresas. Los números no cerraban. Había inconsistencias. El SAT eventualmente se dio cuenta.
¿Cuál es el trámite que falta presentar?
Se llama Aviso de Suspensión de Actividades, específicamente en modalidad de baja de trabajador. Es trámite que debe presentar el patrón cuando un empleado deja de trabajar.
El aviso indica formalmente al SAT: “Este trabajador ya no labora en mi empresa desde tal fecha”. Eso actualiza el registro fiscal. El trabajador deja de aparecer como activo para ese patrón.
Es trámite sencillo. Pero requiere iniciativa. Y muchas empresas, particularmente pequeñas, lo olvidaron o no lo supieron.
¿Por qué las empresas tienen miedo de presentar el aviso ahora?
El temor es legítimo. Muchos patrones piensan: “Si presento aviso de suspensión para ex empleados, ¿no afectará a esos trabajadores? ¿No bloqueará su RFC? ¿No complicará que trabajen con otro empleador?”
Es miedo comprensible. Nadie quiere ser responsable de que un ex empleado (que ya está en otra empresa) tenga problemas fiscales.
Por eso el SAT fue claro en sus comunicaciones recientes: no. Eso no ocurre automáticamente.
¿Qué aclaró el SAT al respecto?
El SAT explicó que cuenta con proceso interno de verificación antes de aplicar cualquier suspensión.
Cuando una empresa presenta aviso de suspensión para un trabajador, el SAT no lo procesa inmediatamente. Primero revisa:
- ¿Sigue activo ese trabajador con otro patrón? (Verifica recibos de nómina recientes de otra empresa)
- ¿Realiza alguna actividad económica propia? (ej: es freelancer, tiene RFC como independiente)
- ¿Hay ingresos reportados para ese RFC en período reciente?
Si el sistema detecta que el trabajador sigue activo en otra parte, el trámite simplemente no procede. El RFC del trabajador no se suspende. No hay afectación.
¿Cuándo sí se suspende el RFC del trabajador?
Solo cuando el SAT verifica que:
- El trabajador realmente no está activo en otra empresa (no hay recibos de nómina recientes de otro patrón)
- No tiene actividad económica propia reportada
- La empresa que pide la suspensión es la última que lo tuvo como empleado
Es decir, la suspensión procede solo si el trabajador realmente dejó de trabajar. No si cambió de patrón.
¿Qué debe hacer una empresa ahora?
Paso 1: Revisión histórica
Haz lista de todos los empleados que han salido en los últimos años (3, 5, 10 años, depende de qué tan atrás quieras ir). ¿Cuántos tienen aviso de suspensión presentado ante el SAT?
Paso 2: Identifica los faltantes
Para cada empleado que se fue y no tiene aviso de suspensión, necesitas presentarlo. Es prioridad los más antiguos, pero todos deberían regularizarse.
Paso 3: Presenta los avisos faltantes
Entra al portal del SAT, busca la opción de Aviso de Suspensión de Actividades, selecciona la modalidad correspondiente (baja de trabajador), e ingresa los datos del empleado y fecha en que dejó de laborar.
Paso 4: Guarda evidencia
El SAT genera confirmación de recepción de cada aviso. Guárdala. Es prueba de que cumpliste con tu obligación.
¿Hay riesgo en no presentar los avisos?
Sí, aunque el SAT no ha anunciado multas específicas. El riesgo incluye:
- Inconsistencias en auditorías futuras. Si el SAT audita, verá que tienes empleados activos que no están en nómina
- Complicaciones administrativas. Los números fiscales de la empresa no cierran
- Posibles ajustes o cuestionamientos en futuras revisiones
- Obstáculos si necesitas aclarar algo ante autoridades
No es multa inmediata. Pero es deuda pendiente que eventualmente debe pagarse.
¿Y si el ex empleado reclama?
Aquí es donde el acto es más confuso. Si un trabajador se fue hace años sin reclamar nada, y ahora la empresa presenta aviso de suspensión, ¿puede reclamar?
Técnicamente, el derecho laboral y el fiscal son separados. El aviso de suspensión es acto fiscal. Los derechos laborales (si los hay) son cuestión del fuero laboral. Pero en la práctica, si el trabajador sigue activo con otro patrón, el SAT no procede con la suspensión de todas formas.
¿Hay plazo para presentar estos avisos?
El SAT no anunció plazo específico. Pero dada la urgencia del llamado, la recomendación es presentarlos cuanto antes. Cuanto más antiguo el atraso, más complicado se ve.
¿Y si la empresa ya cerró?
Si la empresa que empleaba al trabajador ya cerró hace años, el trabajador debería haber iniciado trámite de baja de su RFC en modalidad de cierre de negocio. Pero si no lo hizo, esa es responsabilidad del trabajador, no de la empresa cerrada.
Sin embargo, si la empresa cerró pero sigue existiendo legalmente (aunque inactiva), debería presentar los avisos de suspensión pendientes.
El contexto: por qué el SAT hace esto ahora
El SAT está en proceso de modernización. Quiere registros fiscales limpios y actualizados. Información inconsistente complica auditorías, análisis de riesgo y operaciones del SAT.
Este llamado no es acto punitivo. Es acto administrativo de limpieza de registros. El SAT está diciendo: “Ayúdennos a actualizar los datos. Presenten los avisos que faltaron”.
Recomendación final para empresas
Revisa tus registros. Identifica ex empleados sin aviso de suspensión. Presenta los avisos pendientes. No esperes a que el SAT venga por ti.
Es tarea administrativa que tomará tiempo, pero es una sola vez. Hazla ahora y estarás en paz con la autoridad.
La intención del SAT es clara: regularización, no castigo. Aprove esa ventana para ponerte al día.
Te puede interesar
Cobras en dólares pero vives en México: obligaciones fiscales que debes cumplir
Suscríbete a El Fiscoanalista (novedades y jurisprudencias en materia fiscal y laboral) y a nuestro canal de YouTube.
