¿Qué es y para qué sirve una bóveda digital de facturas?
La bóveda digital de CFDIs es un servicio para almacenar y administrar facturas en la nube
Los contribuyentes en México tienen la obligación de almacenar las facturas o Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de los últimos 5 años. Esto lo establece el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Recuperar estas facturas aparentemente es un ejercicio sencillo: la misma plataforma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) permite realizar descargas.
En este contexto, algunas empresas ofrecen un servicio llamado bóveda digital, para almacenar los CFDI. Pero si el SAT guarda las facturas y permite descargarlas ¿por qué alguien contrataría una bóveda digital de CFDIs?
Al parecer, para empresas con altos volúmenes de facturación, el proceso de descarga y almacenamiento es complicado. Esto se debe a que el SAT tiene un límite de descarga diario y las soluciones tradicionales tienen algunas deficiencias.
Por ejemplo, muchas no soportan múltiples claves de RFC y el almacenamiento es en una sola computadora, por lo que no hay una forma sencilla de compartir acceso a diferentes miembros de las organizaciones.
¿Qué es una bóveda digital de CFDIs?
La bóveda digital de CFDIs es un servicio para almacenar y administrar facturas en la nube.
Este tipo de servicio ofrece funcionalidades de resguardo, filtrado, búsqueda y descargas automáticas o selectivas de facturas en el momento que se requiera.
Además, una bóveda digital permite que múltiples usuarios tengan acceso a las facturas, desde distintos equipos.
¿Para qué sirve una bóveda digital?
Características generales
Generalmente, los proveedores de bóvedas digitales ofrecen las siguientes funcionalidades:
Descarga de los CFDI
Recuperación y descarga de los CFDI emitidos y recibidos.
Almacenamiento seguro
Los CFDI son resguardados en una plataforma de almacenamiento que se aloja en la web.
Plataforma multiusuarios
Múltiples usuarios pueden acceder a la bóveda digital.
Acceso remoto
Las personas autorizadas pueden acceder a las facturas desde cualquier PC, tablet o smartphone. Sólo necesitan una conexión a internet.
Características particulares
De manera particular, algunos proveedores de bóvedas digitales destacan las siguientes funcionalidades:
Valida la calidad tributaria
Valida la calidad tributaria de los proveedores, para evitar que el SAT considere que se trata de una empresa que deduce operaciones simuladas.
Recibe alertas importantes
La empresa recibe notificaciones en caso de facturas canceladas, en proceso de cancelación y con proveedores en lista negra.
Sellos digitales
Almacena tus sellos digitales y te avisa cuando van a vencer.
Otras funcionalidades
Descarga masiva, vinculación de complementos de pago, reportes personalizados, integración con ERPs y API para desarrollo.
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