¿Cuál es el mejor ERP para una pyme?
La tecnología y la digitalización han accedido al ámbito empresarial para poner fin a sus distintas preocupaciones y simplificar su desarrollo. En el caso de los ERP, un software para planificar los recursos empresariales, el surtido que ofrece el mercado es completo y muy variado. Sin embargo, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de decantarse por un producto u otro? ¿Existe el ERP perfecto o hay que hacer balance según necesidad?
Un software indispensable para el rendimiento
Entre el arsenal de cualquier negocio, sea una pequeña o gran empresa, nunca debe faltar un buen sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). A grandes rasgos, un software cuyo objetivo es el de reunir y simplificar todas las áreas y procesos que precisa un negocio para desarrollar y reforzar su productividad y organización. Pero, ¿cuál es el mejor ERP para una pequeña o mediana empresa en la actualidad.
La realidad es que existen todo tipo de ERPs. Motivo por el que tanto empresas como consultoras expertas en la implementación de estos sistemas como Xamai, ganadora del Gold Partner de SAP en México con más de 20 años de experiencia, se imponen una elevada autoexigencia para satisfacer al cliente. Sobre todo, cuando la elección entre un repertorio de ERPs tan extenso se complica dada su variedad de opciones.
Características básicas del ERP definitivo
Para quienes buscan un software gratuito, Odoo es el primero de la lista. Sin embargo, su precio no compensa algunas de sus desventajas. Como la falta de compatibilidad con versiones anteriores del mismo software —hecho que acarrea el traslado de los datos de la antigua a la más reciente— o su usabilidad, demasiado compleja para el usuario sin experiencia, ya que no ofrece suficiente información básica de relevancia.
En otro punto, Microsoft Dynamics es un ERP ideal para quienes sólo confían en marcas conocidas. Sin embargo, no integra un CRM en sus funciones, por lo que es preciso contar con otro programa transitorio de la firma —un middleware— para conectar a éste el ERP. Lo mismo sucede con la generación de informes y planificaciones financieras porque precisa de otro software adicional para integrar estos datos indispensables.
Del mismo modo, SAP Business One es otra cara conocida de los ERP. Aunque, en su caso, la necesidad de una gran infraestructura resta asequibilidad a ciertas empresas; especialmente, si éstas son pequeñas y carecen de suficiente capital. Asimismo, este completo ERP no es del todo simple e intuitivo. Ya que pasa por updates constantes que, a pesar de sus beneficios, requieren de conocimiento para sacarles partido.
Explotar al máximo la capacidad de un ERP
Como resulta evidente, la gran mayoría de los ERP son recomendables por sus rasgos característicos y funciones básicas. Por lo que las desventajas antes mencionadas no significan que la decisión sea difícil, sino que la elección debe pasar por asesoría en el sector para rentabilizar la inversión si cubrimos ciertas carencias. A efectos prácticos, siendo recomendable una pequeña formación y seguimiento de su uso en el tiempo.
Un servicio necesario que, brindado por empresas como la citada mexicana Xamai, ha de pasar también por una capacitación del personal y el ofrecimiento de soporte para que todos los usuarios de un ERP en una empresa entiendan cómo sacarle provecho. Razón por la que también se realiza una implementación conjunta entre la asesora y el negocio. Además de evitar errores desde cero, para simplificar al máximo su uso.
Piénsalo bien antes de escoger en cuál invertir
Antes de decantarse por uno u otro, es preciso hacerse muchas preguntas y tener en cuenta toda la inversión, tanto formativa como económica. De hecho, el costo de SAP, por lo general, oscila entre los $30.000 y los $100.000 USD, o más en el caso de un proyecto de S4HANA, según Xamai. Motivo por el que, antes de nada, es recomendable preguntarse distintas cuestiones para dilucidar qué funciones debe tener nuestro ERP.
Así, debe tenerse claro qué tipo de empresa requiere de este software, ya que en función de si sus procesos son simples o complejos, deberá escogerse uno más completo o más básico. Algo importante es también el número de personas que lo gestionarán, a elegir entre licencias profesionales o limitadas según su uso, más intensivo o menos. Entendiendo también que su tiempo de implementación también encarece el precio final.
Como sucede en muchos ámbitos, no existe el software definitivo, pero sí es posible dar con el ERP más idóneo según las necesidades específicas de la empresa. Una decisión inteligente, pero que requiere de asesoría si el negocio carece de especialistas en la materia. Ya que, de optar por esta vía, la amortización de la inversión será más que palpable y, sin duda, sus beneficios marcarán la diferencia en su devenir.
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