¿Qué documentación laboral se debe conservar y durante cuánto tiempo?
Existen diferencias entre los plazos de conservación de la documentación laboral, la de seguridad social y la fiscal
El artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece obligaciones en cuanto a conservación de documentos relacionados con una relación laboral.
Por eso, es importante que los patrones tengan presente esta información, sobre todo en el marco de la regulación del outsourcing.
Documentos que se deben conservar
De acuerdo con una nota publicada por Fiscalia, el artículo 804 inicia señalando los documentos que se deberán exhibir en juicio laboral, y el último párrafo indica los plazos por los cuales los documentos deben conservarse una vez terminada la relación laboral.
En virtud de lo anterior, en la nota se presenta la siguiente tabla mostrando los documentos y el plazo por los cuales se deben conservar:
Distintos plazos
Fiscalia explica que pueden existir diferencias entre los plazos de conservación de la documentación laboral, la de seguridad social y la fiscal, y se indica que la diferencia fundamental reside en el inicio del cómputo de los plazos:
- Para efectos laborales, se conservará un año después de que se extinga la relación laboral
- Para efectos fiscales, se conservarán cinco años a parir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con las operaciones relacionadas.
- Para efectos de seguridad social, se deberán conservar los recibos durante los cinco años siguientes al de su fecha.
La nota indica que mientras haya un efecto fiscal derivado de un acto laboral se deberá conservar la documentación que ampare dicho acto hasta por un periodo de cinco años después que dicho acto tiene efecto fiscal. En consecuencia, para fines de contabilidad el plazo de cinco años implica conservar la documentación durante plazos mayores a los que requiere la normativa laboral.
Fiscalia considera que es indispensable tener un control cronológico minucioso de los documentos que amparan una relación laboral, identificar su utilidad dentro de cada marco normativo y así cumplir con las autoridades fiscales, laborales y de seguridad social.
– Con información de Fiscalia.
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