Sácale provecho a la ‘Business Intelligence’ en tu empresa
De nada sirve tu software caro si no tienes esto: una cultura de toma de decisiones basada en datos. ¡Y no cuesta nada!
¿No cuentas con la última versión de SAP u Oracle, ninguna herramienta de paga que te ayude a que seas más rentable con eso que llaman business intelligence (BI)? No te preocupes, si bien tales herramientas facilitan el trabajo y lo hacen más llevadero, la BI (y la inteligencia emocional) siempre ha estado en las organizaciones, solo que ahora tiene un nombre más sexy (porque lo inteligente es sexy).
¿Por qué habrías de querer implementarlo en tu empresa? Los beneficios suenan increíbles: te hará tomar decisiones con certeza. Es decir, todo lo que ha querido cualquier dueño o gerente. Así te lo ofrecen quienes tienen el software especializado. La tentación es muy seductora, pero no siempre conviene la inversión. De nada sirve tener el sistema si no se tiene, previamente, una cultura de toma de decisiones basada en datos. Esa implementación es la más costosa.
¿Cómo cambiar la cultura de la empresa hacia los datos? Antes que nada, date cuenta de que seguramente ya tienes alguna herramienta. En muchos casos se trata de una hoja de cálculo (como las de Excel) donde llevas un registro de, por ejemplo, tu inventario, las horas de llegada de tus empleados, las ventas por día, semana, mes. Ya has dado el primer paso.
Si tu empresa apenas comienza, es muy probable que seas tú mismo quien recopila y analiza tales datos. Eso es el primer paso del Business Intelligence: acumular y ordenar los datos. Las fórmulas de Excel sirven en primera instancia, o bien algún programa, como los CRM (Customers Relationship Management software), según el caso.
La clave es ordenar tal información para una mejor toma de decisiones, optimizar los procesos internos (como los días que tarda un producto en los estantes o en bodega). Pero eso sería quedarte corto en el alcance que puede tener dedicarle tiempo a analizar los datos. Es aquí, donde nace la innovación, y sobre todo la innovación escalable. Es en esa junta frente a una lista de números cuando se pueden descubrir nuevos nichos de mercado, oportunidades por emprender. Lo que los de marketing llaman “insights”.
Con tantos beneficios, parecería una decisión obvia optar por un software que te haga ver, tan claro como el blanco contra el negro, lo que tienes que hacer. Sólo que no es tan sencillo. Antes de invertir en un servicio o programa, aquí tienes lo que debes considerar a la hora de convertirte en un tomador de decisiones basado en datos.
Los datos son oro
Lo primero es la recopilación de datos relevantes; sin ellos no hay mucho qué hacer. Según el tamaño de la organización, la mayoría de las veces es necesario asignar esa tarea a alguien en concreto, sobre todo cuando no se cuenta con un sistema automatizado de seguimiento.
¿Cómo saber que lo hace de manera adecuada? Muy simple, debe ser lo más objetiva posible. Tanto como una bitácora de navegación. Recuerda que al momento de escribir la bitácora el marinero no sabe para qué le va a servir (a él o al siguiente capitán). Una manera de saber si tienes un sistema robusto es cambiar a la persona asignada y evaluar qué tan fielmente dio seguimiento a los registros.
Entre más complejo es el sistema, más urge un manual exclusivamente para la recopilación de datos. Esa es una de las más grandes ventajas de los softwares que habilitan el uso de código de barras o qr, pues con un lector inalámbrico (handlets o incluso smartphones) facilita la recopilación de qué producto entró a qué hora y a qué locación.
Los números sí mienten
Sí, los números son fríos, pero es todo lo que está a su alrededor lo que les da sentido. ¿Qué datos son relevantes para tu empresa? ¿Cómo se mide el desempeño de un área, según qué indicadores? Estas preguntas sólo las hace alguien que tiene muy clara su propuesta de valor. Si tu meta es ser el más veloz en la entrega, por ejemplo, sabes que el tiempo es un medidor vital.
A veces los números necesitan un baño de humildad. Siempre cuestiona qué información (insights) quieres sacar de cada reporte. Si es un gerente quien te los muestra, cuestiónate también sus intereses: quizá está abogando por más presupuesto para su área, más personal, es decir, intereses propios de tal área.
Como dueño o director general debes abogar por enfocar los datos a lo que genera valor en el producto o servicio que ofreces. Es verdad que la manera en que tienen sentido los indicadores clave de desempeño (o KPI, por sus siglas en inglés) es en cada interpretación, en cada reporte. El tiempo y las circunstancias cuentan y quien haga el análisis debe incluir tales factores que hacen único a tal reporte. Es decir, hay que comprender los KPI para poder concluir en una acción concreta. Porque las decisiones deben estar enfocadas en acciones concretas, si no es así es tiempo perdido. Recuerda que la ejecución es lo clave; sin ella no hay productos o servicios, sólo directivos perdiendo el tiempo.
El deporte del reporte
Ah, los reportes: esas juntas que se alargan para explicar cada dato que aparece en la pantalla. Esto no sería tan malo si no fuera porque los profesionales de dar tales reportes a veces piensan que se trata de mostrar sus habilidades de comunicación (que juzgan como muy elocuentes), o bien, para mostrar cómo su área o departamento usa muy bien el Powerpoint.
Eso es justamente lo que no debe ser un reporte y para ello se requiere de una cultura donde se permita equivocarse al equipo. Si el encargado de mostrar un reporte lo hace con miedo a una reprimenda, es muy probable que “maquille” los datos o ponga el acento en aquello que le beneficie. En suma, esta actitud genera ruido e impide una lectura clara de los datos duros. Pero cuando se hacen bien, no es de extrañar que estas juntas lleven a replantear la propuesta de valor. Es una oportunidad para esclarecerla y, quizá, si el análisis de datos así lo indica, ‘reenfocarla’. Pero esto es para otra junta, una de estrategia.
Comprar o no comprar
Como se menciona arriba, los sistemas pueden ir desde una persona con papel y lápiz que lleve un seguimiento preciso de, por ejemplo, un inventario. Otra manera de hacerlo, es con un software adecuado a cada área.
Si se analiza el proceso de un área en específico, esta experiencia puede servir como un entrenamiento para la cultura del análisis de datos y toma de decisiones basados en éstos. Más tarde, puedes implementarlo en otras áreas de la empresa. También se hace Business Intelligence a la hora de analizar datos de una encuesta, o un estudio del Inegi, por ejemplo. Es verdad, también puedes implementar un software como SAP y Oracle, pero de poco sirve si no cuentas con los gerentes adecuados para saber qué preguntarle a tales programas. Por eso, primero lo primero.
¿Ahora qué?
Después de los datos, el análisis y el reporte, falta lo más importante: la toma de decisiones, y esa es tu tarea como director o dueño. También es justamente la parte que ningún software podrá reemplazar. Indicar hacia dónde va la empresa y qué tareas deben tomarse para llegar a buen destino está en tu cancha.
Por eso, de nada sirve la información si no está desplegada en acciones posibles. Mejor dicho, el Business Intelligence también sirve para que las decisiones que tomes tengan una duración en el tiempo, una meta cuantificable, y un modo de hacerse preciso. Es un atajo para que tus decisiones no tengan excusa para no realizarse.
Las metas deben ser proporcionales a lo que se puede alcanzar. Por ejemplo, si los datos lo muestran, es posible tener 10 por ciento más del mercado disponible. No porque seas ambicioso, sino porque la información a la que tienes acceso te muestra que es posible. Si logras que tu equipo también lo vea, la decisión será compartida. De esta manera tendrás al equipo de tu lado y cuestionarán menos tus decisiones.
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