5 errores en pólizas contables: folio fiscal, vinculación factura-pago, operaciones sin CFDI, comprobantes extranjeros. Qué hacer ahora.
La contabilidad correcta no es solo números bien sumados. Es documentación que respalda cada número. Y la documentación que el SAT revisa con más detalle son las pólizas contables y su relación con las facturas que las generan.
Muchas empresas llevan contabilidad ordenada. Pero cuando llega una revisión del SAT, descubren que sus pólizas tienen errores que parecían menores pero que la autoridad ve como graves. La razón: el SAT no solo verifica que el dinero esté registrado. Verifica que cada registro esté correctamente vinculado con su factura.
Eso suena simple. Pero hay trampas. Y la mayoría de empresas cae en al menos una.
¿Por qué las pólizas deben estar “amarradas” a facturas?
El SAT opera bajo un principio: cada operación contable debe tener respaldo. Ese respaldo es, en la mayoría de casos, una factura electrónica válida. No cualquier factura. Una factura timbrada por el SAT, con folio fiscal único.
El folio fiscal no es número que tú asignas. Es código que genera el SAT cuando la factura se sella electrónicamente. Es largo, único, y es el que realmente importa ante la autoridad.
Cuando la póliza contable no identificar ese folio fiscal correctamente, la póliza queda “suelta”. El SAT no puede verificar de dónde proviene el registro. Y si no puede verificar, puede asumir que hay irregularidad.
El error más común: póliza sin folio fiscal identificado
Una empresa recibe una factura. Hace póliza contable del gasto. Pero en el campo de la póliza que debería incluir el folio fiscal, pone el número de factura interno de la empresa.
Parece funcionar. Internamente, la empresa sabe de dónde viene el gasto. Pero ante el SAT, es invisible. El folio fiscal es lo que cuenta. Sin él, la póliza no puede vincularse a la factura electrónica oficial.
Resultado: cuando el SAT revisa, ve póliza sin respaldo claro. Puede requerir aclaración. Puede rechazar el gasto. Puede generar observación en auditoría.
Cuando la factura llega después del registro contable
Esto ocurre frecuentemente. Una empresa recibe un servicio. Lo registra en contabilidad. Pero la factura llega días después.
En ese escenario, la póliza inicial se hace sin folio fiscal. Tiempo después, cuando llega la factura, se tiene que actualizar la póliza con el folio correcto. El problema: muchos sistemas contables no permiten fácilmente modificar pólizas ya registradas.
Cuando un sistema no permite agregar folio fiscal después, la norma permite usar un reporte auxiliar. Este reporte no es documento interno cualquiera. Debe tener formato oficial y debe listar cada póliza, su folio fiscal correspondiente, montos y RFC del emisor.
Pero el reporte auxiliar requiere disciplina. Debe estar actualizado. Debe ser verificable. Muchas empresas hacen el reporte una sola vez y luego lo olvidan.
Error 2: Pago sin vincular a la factura original
Otra trampa común: se registra la factura correctamente con su folio fiscal. Pero luego, cuando llega el pago, se hace otra póliza sin vincularla a la factura original.
El resultado es que hay dos pólizas desconectadas: una de gasto, otra de pago. Para el SAT, esto genera preguntas. ¿De dónde viene ese pago? ¿A qué factura corresponde?
La norma es clara: la póliza de pago también debe identificar la factura que ampara el gasto. Si es pago de factura timbrada, debe incluir folio fiscal. Si es factura de pago (en compras a plazo), también debe incluir su folio específico.
Error 3: No documentar operaciones sin CFDI
Aquí es donde muchos contadores se confunden. Existen operaciones que no llevan CFDI y eso es completamente legal.
Ejemplos comunes:
- Depreciación de activos
- Ajustes por inflación
- Variaciones en tipo de cambio
- Intereses bancarios
- Asientos de cierre o reclasificación
Estas operaciones son válidas sin factura. Pero requieren documentación de soporte que explique su origen. No es suficiente hacer la póliza y listo.
Si el SAT pregunta “¿por qué está ese registro?”, debe haber documento que lo justifique. Puede ser cálculo interno, contrato, estado de cuenta bancario, nómina. Algo que demuestre que la operación es real.
Error 4: Operaciones internacionales mal documentadas
Cuando compras a proveedores extranjeros, no hay CFDI. En su lugar hay comprobante extranjero. Aquí es donde muchas empresas se pierden.
La norma permite registrar póliza con comprobante extranjero. Pero ese comprobante debe contener información mínima:
- Datos del proveedor (nombre, identificación fiscal del país origen)
- Fecha de emisión
- Descripción clara del bien o servicio
- Monto total
- Desglose de impuestos si aplica
Si el comprobante extranjero es incompleto o vago, el registro queda cuestionable. El SAT puede exigir mayor documentación.
Error 5: No incluir información clave en la póliza
Una póliza no solo debe tener folio fiscal. Debe incluir también:
- Forma de pago: Efectivo, transferencia, cheque, tarjeta. Esto debe coincidir con lo que dice la factura
- Impuestos aplicables: IVA, ISR, retenciones. Deben estar desglosados correctamente
- RFC del proveedor o cliente: Identificación fiscal de quien emite la factura
- Referencia clara: Qué es el concepto. No puede ser vago (“gasto” o “ingresos”)
El SAT cruza esta información. Cuando un proveedor emite factura electrónica, aparecen estos datos en su CFDI. Si en tu póliza la información no coincide, hay inconsistencia. Y la inconsistencia es lo que genera observaciones.
¿Cuál es el riesgo real de tener pólizas mal vinculadas?
Depende de lo que el SAT encuentre:
- Requerimiento de aclaración: SAT pide que expliques. Puede causar demora, pero se resuelve con documentación
- Rechazo de deducciones: SAT decide que el gasto no está debidamente comprobado. Le quita la deducción y recalcula impuesto
- Observación en auditoría: Queda constancia de que hubo error. Puede generar mayor escrutinio en revisiones futuras
- Multas: En casos de incumplimiento reiterado o gravedad, hay multas administrativas
La mayoría de casos son “requerimiento de aclaración”. Pero requiere tiempo, documentación y puede generar costos de actualización contable.
¿Qué debe hacer una empresa ahora?
Paso 1: Auditoría interna de pólizas
Selecciona muestra de pólizas de los últimos meses. Verifica que cada una tenga folio fiscal identificado. Si falta, anótala.
Paso 2: Mapea operaciones sin CFDI
Identifica qué pólizas no tienen factura (depreciación, ajustes, etc.). Verifica que cada una tenga documentación de soporte guardada.
Paso 3: Revisa pagos y cobros
Asegúrate de que cada póliza de pago está vinculada a su factura original. No deben estar desconectadas.
Paso 4: Estandariza formato de pólizas
Define qué campos obligatorios debe tener cada póliza (folio fiscal, forma de pago, RFC, concepto). Capacita a equipo contable. Asegúrate de que todos siguen el mismo formato.
Paso 5: Implementa reporte auxiliar si es necesario
Si tu sistema contable tiene limitaciones para incluir folio fiscal directamente, implementa reporte auxiliar oficial. Actualízalo cada mes.
El contexto: por qué el SAT está más exigente
El SAT modernizó su sistema de auditoría. Ahora cruza datos automáticamente. Compara facturas electrónicas emitidas con pólizas contables reportadas. Si no coinciden, el sistema lo detecta.
Antes, esto requería auditor humano revisando archivo por archivo. Ahora, una computadora lo hace en segundos. Eso significa que errores de vinculación póliza-factura son detectados más fácilmente y más rápidamente.
Las pólizas contables son el puente entre operaciones reales y reportes fiscales. Un puente mal construido causa problemas después. Invertir tiempo ahora en que pólizas estén correctamente vinculadas a facturas es protegerse de auditorías complicadas después.
No es trámite que puedas dejar para cuando “surja problema”. Es algo que debe estar bien desde el inicio. Porque cuando el SAT pregunta, ya es tarde.
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