Guía práctica para administrar viáticos correctamente: comprobación, registro en CFDI, políticas internas, auditoría con SAT
Los viáticos pueden ser exentos de impuesto. Pueden ser deducibles para la empresa. Pueden ser simples de administrar. Pero solo si se hace bien.
El problema es que muchas empresas desconocen exactamente qué significa “hacer bien”. Piensan que entregar dinero al trabajador y pedir comprobantes es suficiente. No lo es. Hay proceso completo que debe seguirse desde el inicio hasta que el viático aparece en la nómina digital.
Este artículo es guía práctica de los pasos que protegen los viáticos de convertirse en impuestos inesperados.
¿Cuáles son las tres condiciones básicas?
Antes de cualquier paso, entender que los viáticos solo están exentos si cumplen simultáneamente tres condiciones:
- Actividad laboral: El viático debe estar directamente vinculado con una actividad de trabajo
- Comprobación: Debe haber facturas o comprobantes que demuestren que se gastó el dinero
- Registro correcto: Debe aparecer en el CFDI de nómina identificado como exento
Si falta una de las tres, el riesgo aumenta. Si faltan dos o más, es casi certeza de problema fiscal.
Paso 1: Asegurar que los viáticos tengan propósito laboral claro
Un viático exento debe estar directamente vinculado con actividades de trabajo. Ejemplos válidos:
- Viaje a visitar cliente en otra ciudad
- Comisión laboral fuera de la oficina
- Asistencia a reunión de negocios en otra localidad
- Trabajo de campo u operativo en locación diferente
- Capacitación o evento profesional fuera de la ciudad
Ejemplos que NO son viáticos válidos (son gastos personales):
- Dinero para vacaciones del trabajador
- Gastos de recreación o entretenimiento personal
- Viaje que incluye acompañantes familiares
- Actividades no relacionadas con el trabajo
¿Por qué importa? Porque el SAT puede cuestionar si el viático realmente fue por motivo laboral. Si el trabajador reporta que fue a Acapulco por una semana, es difícil demostrar que fue comisión laboral.
Acción práctica: Cuando autorices un viático, documenta claramente por qué se autoriza. “Comisión a cliente ABC en Monterrey del 5 al 7 de febrero” es válido. “Dinero para viaje” no lo es.
Paso 2: Exigir comprobación con facturas válidas
No basta con el propósito laboral. Debe haber facturas que demuestren que realmente se gastó el dinero en eso.
Facturas que son válidas como respaldo:
- CFDI de boletos de avión, tren o autobús
- Factura de hotel o establecimiento de hospedaje
- Recibo de restaurante o comida de negocio
- Comprobante de taxi o transporte
- Ticket de estacionamiento
- Recibo de gasolina si es viaje en auto de empresa
Restricción importante: Las facturas deben estar a nombre de la empresa, no del trabajador. Si el trabajador compra un boleto a su nombre personal, técnicamente no es gasto deducible de la empresa de la misma forma.
¿Qué pasa si el trabajador compra los boletos a su nombre? Entonces es “reembolso” más que “viático”. Debe documentarse diferente y tiene implicaciones fiscales distintas.
Acción práctica: Establece procedimiento claro: ¿Quién compra los boletos? ¿A nombre de quién? ¿Cómo se comprueba? Si lo compra el trabajador, pide que presente la factura completa. Si lo compra la empresa, asegúrate de que esté emitida correctamente.
Paso 3: Registrar correctamente en la nómina digital (CFDI)
Aquí es donde muchas empresas fallan. Los viáticos no solo deben existir como facturas. Deben aparecer en el CFDI de nómina del mes en la sección correcta.
Ubicación correcta en el CFDI: “Conceptos de Ingresos Exentos”
Información que debe incluirse en el registro:
- Concepto: Especificar “Viáticos”
- Monto: Cantidad exacta del viático
- Descripción: Tipo de gasto (transporte, hospedaje, etc.)
- Período: Fechas del viaje o comisión
- Comprobante: Referencia a facturas que respaldan
¿Qué pasa si los registras en otro lado del CFDI? Por ejemplo, como “otros ingresos” o sin identificar como viáticos. Entonces el SAT puede considerarlos ingresos gravados, no exentos.
Acción práctica: Capacita a quien genera los CFDI de nómina. Asegúrate de que entienda que viáticos = ingresos exentos, no salario, no otros ingresos. Si tu software no permite registrar específicamente como viáticos, consulta con tu contador sobre cómo registrar de forma que el SAT lo entienda correctamente.
Paso 4: Mantener expedientes completos
El SAT puede auditar viáticos en cualquier momento. Cuando lo haga, pedirá documentación. Necesitas estar preparado para mostrar todo.
Documentación que debes guardar para cada viático:
- Autorización de viaje (memo o correo solicitando el viático)
- Todas las facturas de gastos (boletos, hoteles, comidas, transporte)
- Recibos o comprobantes menores (propinas, parqueos)
- Reporte de rendición de viático (qué se gastó en qué)
- Comunicación entre empresa y trabajador confirmando el viaje
- Registro en contabilidad mostrando cómo se contabilizó el gasto
- Copia del CFDI de nómina donde aparecen los viáticos
Plazo de guarda: Mínimo cinco años desde que ocurrió el viático. El SAT puede auditar años atrás.
Acción práctica: Crea carpeta o archivo digital para cada comisión/viático. Coloca ahí todo lo listado arriba. Cuando termina el año fiscal, archiva esa carpeta. Mantén en lugar seguro durante cinco años.
Paso 5: Implementar políticas internas claras
Las empresas que menos problemas tienen con viáticos son las que tienen procedimiento claro documentado. Significa que todos entienden la regla y la siguen.
Política interna de viáticos debe definir:
- Montos autorizados: ¿Cuánto puede ser un viático por día? ¿Por ciudad? ¿Hay límite?
- Quién autoriza: ¿Qué gerente puede autorizar? ¿Qué límite sin aprobación superior?
- Plazo de comprobación: ¿En cuántos días el trabajador debe presentar comprobantes?
- Cómo se comprueba: ¿Qué documentación exacta se necesita?
- Responsabilidades: ¿Qué sucede si el trabajador no comprueba? ¿Se descuenta del salario?
- Reporte interno: ¿Quién revisa que las facturas sean correctas antes de registrar en nómina?
Estas políticas deben estar documentadas (un documento escrito) y comunicadas a todos los trabajadores. Si el SAT audita, preguntar por política interna es su primer paso. Si tienes política clara, documentada y evidencia de que se sigue, eso demuestra que hay control.
Acción práctica: Redacta política de viáticos. Hazla accesible. Asegúrate de que cada trabajador que viaja la conoce. Aplícala consistentemente.
Paso 6: Revisar periódicamente que facturas y nómina coincidan
Uno de los errores que más ve el SAT es inconsistencia: el trabajador reportó gasto de $5,000, la factura dice $5,000, pero en nómina aparecen $3,000.
Mensualmente, antes de emitir los CFDI de nómina, alguien en la empresa debe:
- Revisar todas las facturas de viáticos del mes
- Sumar los montos totales
- Comparar con lo que aparecerá en nómina
- Verificar que los números coincidan
- Confirmar que aparecen como exentos en CFDI
Si hay diferencia, investigar por qué. ¿Fue error de registro? ¿El trabajador no comprobó todo? ¿Se reclasificó algo como gravado?
Acción práctica: Asigna a alguien específico (contador, asistente RH, gerente) esta tarea mensual. Hazla checklist. No emitas CFDI de nómina hasta haber confirmado que viáticos coinciden.
¿Cuál es la diferencia entre comprobación buena y comprobación deficiente?
Comprobación deficiente:
- Trabajador recibe dinero en efectivo, sin documentación inicial de autorización
- Presenta facturas meses después
- Las facturas están a su nombre personal, no de la empresa
- No hay reporte de cómo se gastó el dinero
- En nómina aparecen con monto diferente al de facturas
- No hay política interna de respaldo
Comprobación buena:
- Autorización documentada antes del viaje
- Facturas presentadas dentro de plazo (máximo 30 días)
- Facturas a nombre de empresa o con documentación que explique reembolso
- Reporte del trabajador mostrando cómo se gastó el dinero
- Revisión interna confirmando que facturas y reporte coinciden
- Registro en nómina que coincide exactamente con facturas
- Política interna documentada y consistentemente aplicada
Si el SAT audita, la diferencia entre una y otra es la diferencia entre pasar o no pasar la revisión.
¿Qué debe hacer una empresa ahora?
Semana 1: Revisa lo que haces actualmente
¿Tienes política interna de viáticos documentada? ¿Cómo autorizas? ¿Cómo compruebas? ¿Cómo registras en nómina? Documenta exactamente lo que haces hoy.
Semana 2: Identifica gaps (vacíos)
Compara lo que haces con los seis pasos de arriba. ¿Dónde caes corto? ¿Faltan autorizaciones? ¿Faltan facturas? ¿Está mal el registro en nómina? Haz lista de qué mejora necesitas.
Semana 3: Implementa cambios
Redacta o mejora tu política interna. Capacita al equipo. Configura cómo registrarás viáticos en nómina. Establece checklist mensual de revisión.
Semana 4: Aplica el nuevo proceso
A partir del próximo mes, todos los viáticos pasan por el nuevo proceso. Aplícalo consistentemente.
Largo plazo: Revisa y ajusta
Cada trimestre, revisa si el proceso funciona. ¿Hay trabajadores que no comprueban a tiempo? ¿Hay errores de registro? ¿Qué hay que mejorar? Ajusta.
El objetivo no es ser perfecto. Es ser consistente y estar preparado para cuando el SAT pregunte.
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